Mondanivalónk megértetéséhez szinte minden esetben elengedhetetlen a hatékony szemléltetés. A szemléltetés mindig összhangban legyen mondanivalónkkal, támogassa annak tartalmát, és segítsen a figyelem permanens fenntartásában.

Az információ vizualizálásával könnyebben megérthetővé tehetjük azt a hallgatóság számára, és még időt is takaríthatunk meg.

A technikai megvalósítást illetően számos eszköz közül választhatunk. Vannak olyan eszközök, amelyek csak minimális technikai előkészületeket igényelnek, és szinte mindenütt megtalálhatók (pl. tábla és kréta), de ezek csak korlátozott szemléltetési lehetőséget engednek meg, ráadásul a hallgatóságnak ki kell várnia, amíg gondolatainkat leírjuk, ami lassúvá, vontatottá teheti előadásunkat különösen akkor, ha a nagy távolság vagy olvashatatlan kézírásunk miatt szinte szavanként kell lediktálnunk azt.

Vannak olyan eszközök is, amelyek használata mélyebb technikai ismereteket és komoly előkészítést igényelnek, ilyenek például a különböző hangosító rendszerek, speciális kivetítők stb.

A választásnál figyelembe kell venni, hogy milyen eszközök állnak rendelkezésre a prezentáció helyszínén, és azok megfelelnek-e nekünk? Ha úgy döntünk, hogy a helyszínen rendelkezésre álló eszközökkel szemléltetünk, akkor időben jelezzük a rendezőknek eszközigényünket. Ha biztosra akarunk menni, akkor prezentációnkat soha nem építhetjük egyetlen eszköz használatára (pl. ha terveink szerint számítógépes prezentációt fogunk használni kivetítővel, akkor diáinkat nyomtassuk ki fóliára is, hogy a kivetítő vagy a számítógép meghibásodása se érjen kellemetlenül bennünket).

Ha munkánkból adódóan gyakran kell prezentációkat tartanunk, akkor célszerű beszerezni a legszükségesebb eszközöket. Bár ez a megoldás nagyon költséges, ebben az esetben prezentációnkat nem befolyásolhatja a rendező partner technikai felkészültsége, és jól megszokott eszközeinket használhatjuk. A költségek mellett gondot okozhat az eszközök szállítása, hiszen egy nagyméretű vetítővászon nehezen mobilizálható.

A hatékony prezentáció egyik kulcsa az alapos felkészülés. A felkészülés magába foglalja az általunk ismertetni kívánt terület alapos ismeretét. Csak olyan témában tudunk hatékony előadást tartani, amelyben igazán otthon vagyunk.

Némi tapasztalattal és egy jól megtervezett és elkészített prezentációval kevésbé ismert témában is tarthatunk előadást, de ez aligha lesz több a prezentáció kommentárjánál. A felkészülés másik területe, hogy minél több információt szerzünk be a hallgatóságról. A hallgatóság életkora, iskolázottsága, előismeretei, motiváltsága rendkívüli mértékben meghatározza az előadás és a prezentáció kivitelezését és sikerességét. A felkészülést segíthetjük vázlatkártyákkal, gondolattérképpel vagy más vizuális segítséggel, például ábrákkal, grafikonokkal, piktogramokkal. Amennyire csak lehetséges, sűrítsük az anyagot, ehhez az egyik legjobb módszer, ha kulcsszavakat használjunk.

A vázlatkártyák használatát az alábbiakban foglaljuk össze:

Jelöljük meg a vázlatkártyán, mikor kerül sor az adott témára. Jelezzük, hol akarunk kitérni egy-két jellemző történetre, példára! Készítsünk listát a vizuáltábláról és/vagy fóliákról, diákról! Használjunk speciális jelzést a szövegben, ahol képpel és/vagy hanggal akarunk szemléltetni! Fogalmazzuk meg a megfelelő mondatokat az egyes témák átkötéséhez! A kártyákat számozzuk meg, és rakjuk sorrendbe!

- A prezentáció megtervezése, előkészületek (a mondanivaló felosztása, időbeosztása, a benyomáskeltés megtervezése, logikai sorrend meghatározása, részösszefoglalások kialakítása, hatáskeltés a befogadás hatékonyságát segítő elemek figyelembevétele)

- A prezentáció megtervezése, a bemutatás (az érdeklődés felkeltése, célkitűzés, rövid tartalmi bemutatás, kifejtés, összefoglalás)