4. táblázat: A médiatervezés szempontjai

A tervezés során tehát a következő kérdésekre kell pontos választ adnunk:

A ki üzen fogalmán a kommunikáció forrását, másképpen a személyi feltételét értjük, aki lehet egyetlen személy, de akár csoport is (pl. sajtóreferens vagy a team tagjai). Fontos, hogy az üzenet forrásaként nevezett személy megbízható információkkal és szakértelemmel rendelkezzen. Szervezetek esetében rendszerint a sajtóval való kapcsolattartással, a sajtóanyagok összeállításával megbíznak egy olyan személyt, aki naprakészen rendelkezik minden olyan információval, amely az adott eseményre vonatkozik, és aki képes folyamatos kapcsolatot tartani adott eseményhez tartozó szakterület újságíróival.

A kinek fogalmán a célközönséget értjük. Rendszerint szociológiai módszerekkel állapítják meg összetételüket (nem, társadalmi helyzet, iskolai végzettség, szokások, munkahelyi beosztás). Ennek során meg kell határoznunk azt a kört, amely fogyasztani fogja az üzeneteinket. Tehát el kell döntenünk, hogy kit kívánunk elérni az üzenettel. Egy orvosi konferenciáról szóló információnak pl. nem feltétlenül az általános iskolás korosztály a célcsoportja, tehát ennek megfelelően kell megválasztanunk a csatornát (vagyis a médiumot) és az üzenet formáját.

A „MIT" fogalmán az üzenetet, a mondanivalót annak találását értjük, beleértve az érvelési, retorikai fogásokat.

A mikor az időzítést jelenti, azaz pontosan meg kell határoznunk, hogy a beharangozó, az előzetes igényfelmérés, a meghívóként megjelenő sajtóközlések és a folyamatosan közvetített új információk olyan időpontokban jelenjenek meg, amelyek összhangba hozhatók a funkciójukkal.

A kommunikációs csatorna meghatározása során a megcélzott közönség elérésének legmegfelelőbb módját kell meghatároznunk, vagyis azt, hogy milyen típusú, periodicitású médiumban látjuk leghatékonyabbnak a közlést. Fontos megjegyezni, hogy az internet korában a peridoicitás más értelmet nyer, hisz ez a média 0-24 órán át üzemel. A honlapon kívül, hírlevelek, RSS-csatornák és egyéb web 2.0 megoldások is segíthetik munkánkat. Azzal is hatékonnyá tehetjük munkánkat, hogy a hagyományos médiumokban következetesen hivatkozunk a honlapunkra, ha a regisztrációt on-line formában is lehetővé tesszük, és kihasználjuk az interaktivitásban rejlő lehetőségeket.

A hatás-hatékonyság a médiatervezés eredményességmérője. Összességében a befogadóban kiváltott, megfigyelhető és mérhető változásokat jelenti, amelyet a folyamat azonosítható elemei (közlő, befogadó, üzenet, kód, csatorna stb.) idéznek elő. Különböző visszacsatolási technikák (kérdőív, válaszlap, nézettség, fogyasztás-mérés, sajtóvisszhang) révén kaphatunk választ munkánk eredményességéről, mely megalapozhatja tevékenységünk sikerességét, ismertségét és elfogadottságát.